第2章 仕事が早い人が「動く前」にやっていること
初速を上げるための六つの準備とは？
- 第2章では早く動き出すための「準備」に焦点
次の六つの項目
- 素早く動き出すために「身軽」な状態を作る
- 気後れを防ぐために「心理的ハードル」を下げる
- 円滑に進めるために「優先順位」を決める
- 手順を知るために「段取り」を整える
- ムダを省くために「仮説」を立てる
- 躊躇を取り払うために「心理的要因」を探る
準備① 「身軽」な状態を作る
準備①-1 一つ仕事が増えたら、他の仕事を一つ減らす
- 初速が遅れてしまう原因の一つは、自分が良かれと思ってやっていた作業が、実はムダだった
- 社内の常識は「非常識」ということがたくさんある
著者の会社では仕事の効率を高めるために、「社内会議」を禁止している
初速を上げるというと作業を早く進めることばかりに目が向きがちだが、自分の抱えている仕事を冷静に見つめ直して、「やめる覚悟」と「手放す勇気」を持つことが大切
仕事を効率的に進めるには「引き算」が圧倒的な効果を発揮する
準備①-2 金曜日の午後3時に15分だけ「振り返り」の時間を作る
- これを実施することで、**「ムダ」と気づいた仕事の13%を実際に辞めれた
- 日々の仕事の問題点は、振り返ることによって、初めて浮き彫りになる
準備①-3 「社内会議」「資料作成」「メール」は、振り返らないと改善が難しい
- 自分のやっていることが間違っているとは思いたくなく、逆に自分を褒めてあげたい気持ちのほうが強い
- 1週間を振り返るときに、「自分はこんなムダなこと」をと自己否定に走るのではなく、「これをやめれば、こんなことができるな」と自己効力感を高めて、ポジティブに捉えることが大事
- 何度も実証実験を繰り返した結果15分という時間設定が最も再現性が高かった
準備①-4 「サザエさん現象」を解消して、月曜日の初速を上げる
日曜日の夕方になると、翌週の月曜日が憂鬱に感じる「サザエさん現象」は、ビジネスパーソンの実に6割が経験していると言われますが、その原因は、月曜日にやるべき仕事が明確になっていないため、漠然とした不安に襲われるケースがほとんどです。
- 金曜日に振り返りをしておけば、来週はここから手をつけようと月曜日の動き出しを鮮明にイメージすることができる
準備② 「心理的ハードル」を下げる
準備②-1 目標を小さく設定すれば、動き出しが早くなる
- 仕事の動き出しが遅くなるのは、次の３つの感情が原因
- 【①苦手意識】自分の得意な分野ではない
- 【②不安】自分のスキルでは難しいかもしれない
- 【③やる気不足】得意な分野だが、あまりやりたくない
- 上記の感情が起こるのは、ゴールの「到達点」ばかりに目を向けている
- 心的的ハードルを下げるのは、「小さな目標」からはじめて徐々にレベルをあげていくことが、目標を達成するために有効な手段
準備②-2 気分が乗らない仕事は「ポジ変」して作業を始める
- 著者の経験で言えば、仕事の7~8割は「やらなければいけない仕事」と「嫌々やる仕事」が占めている
- どんな仕事であれやる必要があるなら、早めにスタートを切り、早めに終わらせるほうが精神的にも、肉体的にも早く楽になる
- 成果を出し続ける人は、自分が望ましいと思えるような目標を設定して、底に向かって嫌な仕事を進める「ポジティブ変換」をする習慣を持っている
- 苦手な作業をするなら、苦手を克服するチャンス
- 出来の悪い後輩の指導をするときは、後輩を優秀なビジネスマンに育て、自分が困ったときにサポートをしてくれる強力なパートナーに育て上げる
準備②-3 脳をダマして初速をあげるための「口グセ」を持つ
- 人間の脳には、自分が口にした言葉を自分のことと認識する性質がある
仕事ができる人は、自分が苦手なタスクを始める前に、それが終わった後をイメージして、「あぁー、終わった。楽しかったな」と声に出していったりします。難しいタスクに挑む際には、「できたな、意外にできるもんだな」という言葉を発することもあります。
準備③ 「優先順位」を決める
準備③-1 「緊急度」だけにふり回されず、「重要度」が高い仕事を優先する
- 会社組織に属していると③の「緊急度が高くて、優先度が低い仕事」が山のようにあり、その作業いくら頑張っても成果に結びつくことはない
- その忙しさは「作業充実感」は得られるが、インパクトを残せない状態が延々と続く
- 大事なのは、最初に重要度の高いタスクを選び出して、①→②→③→④の順番で手を付けることを基本にする
- 「作業充実感」ではなく、「目標達成感」を得ることを目指している
準備③-2 1週間に二つの大目標「ビッグロック」を設定しておく
- その週で最も重要度が高い二つのタスク(ビッグロック)を設定する
準備③-3 結果を出し続ける人は「ローリスク・ローリターン」戦略
- 仕事の優先順位は「優先度」と「緊急度」という基準だけではなく、「リスク」と「リターン」との兼ね合いの判断も大事
- 成果を出し続ける人は「ローリスク・ローリターン」を最優先にしている
その理由としては三つ
- 【理由①】「ハイリスク・ハイリターン」を目指すと、動き出しが遅くなる
- 【理由②】「ローリスク・ハイリターン」を探し始めるとドロ沼にハマる
- 【理由③】「ローリスク・ローリターン」を目指せば行動実験が可能になる
- ローリスクであれば、失敗が怖くないので、初動が早くなる
- リスクが低いため、小さな行動実験を積み重ねていくことが可能になる
- 成果を出し続ける人たちは、「行動継続力」をもっている
準備③-4 「自分でやる仕事」「人に任せる仕事」「やらない仕事」を見極める
- 現代のビジネスはチーム戦、自分ひとりで仕事を抱え込んでしまうと、初速だけでなくすべての仕事が遅くなり、成果を出すことが難しくなる
仕事を次の三つのカテゴリーに分ける
- ①自分がやるべき仕事
- ②人に任せる(頼める)仕事
- ③今はやらなくていい仕事
- 重要度を見極める際は、ゴールをどこに置くか？という視点を忘れないことも大事なポイント
- 自分の目的によって手段を変えるという柔軟性をもつことが大事
準備④ 「段取り」を整える
準備④-1 タスクを「小分け」にして、スキマ時間を有効活用する
ゴールまでのプロセスを想定して、そのルートを大枠で把握したら、それをステップごとに「小分け」にすることがポイントです。これを「チャンク化の原則」といいます。
- チャンク化の原則とは、大きなタスクやプロジェクトを小さな部分(チャンク)に分解して処理する
- 最初の段階でやるべきこと細分化し、先に準備・整えておくことを習慣化するとスキマ時間も活用できる
準備④-2 「効率よく仕事ができる場所はどこか？」という視点を持つ
- 「どこで仕事をするのか？」という環境の準備も大事
米国・マイアミ大学のアーロン・ヘラー教授らの研究によると、人間の脳は「多様性や新規性のある移動」を検知すると、脳内の報酬系ホルモンを刺激して、喜びや幸福感を生み出すことが明らかになっています。
- このタスクをやるのに、適切な場所はどこか？と意識する
準備④-3 早い段階で上司を巻き込み、完成イメージを一緒にしておく
- 初速を上げて早く成果を出すためには、多少嫌がられることがあっても、早い段階で相手を巻き込み完成イメージを統一しておくことが重要
準備⑤ 「仮説」を立てる
準備⑤-1 仮説を立てずに仕事をすると、ムダな作業が多くなる
- 現代は問題点を素早く見極め大局を読みながらタスクを進めていくのが大切
- 「仮説→検証→仮説→検証」のサイクルを早めていくことが精度が高まり、作業時間の効率化につながる
準備⑤-2 5人一組の「チーム戦」で検索の効率を高める
- 人には誰でもバイアスや固定観念、先入観があるため仮説を立てずに検索を始めると自分の思い込みにむかって走りがちになる
- 回避する方法としては、自分の思い込みをベースに仮説を立てて、それを「覆すような検索」をすると効果がある
- 情報の検索は一人より、チームのほうが考え方に多様性が出て、疑問を出し合うことによって仮説を作りやすくなる
- 5人でグループを作り、2人が仮説を立て、3人が検索するという役割分担で「仮説→検証→仮説→検証」を繰り返す
準備⑥ 「心理的要因」を探る
準備⑥-1 初速が遅くなる原因は「不安」「不明」「不得意」の三つにある
- タスクの進め方に「不安」を感じている
- タスクに関する知識や経験がなく「不明」なことが多い
- タスクが「不得意」な分野に属している
不安の対処法
- 「自己効力感」を高めて、一歩目を踏み出す勇気を持つ
- 不安な状態にある自分をポジティブに受け入れる
- 不安 → 「成長余力」と捉え、一歩目を早く踏み出す
不明の対処法
- やり方が分からなければ、すぐに調べる習慣を持つ
- 誰かに聞いたり、ネットで調べたりする習慣を持つ
